Gå til hovedinnhold
Alle samlingerKontrakter
Kontrakter Onboarding Guide
Kontrakter Onboarding Guide

Denne guiden vil gi deg en bedre forståelse av hva kontrakthåndtering i Ignite er, og hva modulen vår kan gjøre.

Thomas Karlsrud avatar
Skrevet av Thomas Karlsrud
Oppdatert over en uke siden

Innholdsfortegnelse

Introduksjon: Informasjon

a. Hva kan jeg gjøre i kontraktsmodulen?

Trinn 1: Kom i gang med kontraktsmodulen

a. Opprettelse av kontrakter

b. Legge til en leverandør og redigere kontraktdetaljer


Trinn 2: Redigere en kontrakt

a. Legg til en kontraktsansvarlig

b. Legge ved filer
c. Legg til en kontaktperson for leverandøren

d. Legge til notater i en kontrakt
e. Legge til en varsling i en kontrakt

Informasjon

Velkommen til onboarding guiden for kontrakter! 🎉

Denne artikkelen vil gå gjennom alle grunnleggende ting du trenger å vite for å begynne å bruke kontrakter i Ignite. Hver seksjon nedenfor inneholder en enkel fremgangsmåte og en oppgave vi vil anbefale deg å prøve for å bli kjent med kontrakter. 🙌

Hvis du har andre spørsmål, ikke nøl med å kontakte oss på chatten! 💬

Hva kan jeg gjøre i kontraktsmodulen?

Lurer du på hva du kan gjøre i kontraktsmodulen?

Klikk på punktene nedenfor for å se noen av bruksområdene:

Brukervennlig oversikt over alle kontraktene dine

Oversikten over kontrakter lar deg navigere effektivt gjennom en liste over alle kontraktene dine og dataene deres.

  • Ved hjelp av søke- og filtreringsfunksjonene kan du begrense oversikten etter behov.

  • Ved å tildele merkelapper til kontraktene dine kan du kategorisere dem og raskt finne en gruppe relaterte kontrakter ved å filtrere.

Alle viktige detaljer på ett sted

På kontraktsdetaljsiden kan du se en ryddig oversikt over alle detaljene du inkluderer i kontraktene dine.

  • Se personene som er involvert i kontrakten: Med feltene Kontraktsansvarlig og Kontaktperson for leverandør kan du raskt finne hvem du skal kontakte angående saker relatert til en kontrakt.

  • Lagre relevante filer: Med feltet Filer kan du lagre eventuelle filer relatert til kontrakten.

  • Kundespesifikke datafelt: Du kan legge til egne felt i kontrakten slik at den alltid inneholder dataene du trenger.

Sporing av kontraktsstatus

Med Ignite kan du holde oversikt over kontraktsstatusene gjennom levetiden, fra aktiv til utløpt. Denne funksjonen lar deg holde deg oppdatert på fornyelser av kontrakter og andre viktige frister.

  • Ved hjelp av varselsfunksjonen kan du få varsler når for eksempel en frist nærmer seg.

  • Hvis det er noe spesielt å huske på angående en kontrakt, kan du notere dette med notatfunksjonen.

Koble til forbruk for grundig analyse av kontraktene dine

Vår kontraktmodul integreres med analysemodulen for å koble kontrakter til forbruksdataene. Vær oppmerksom på at dette bare er tilgjengelig hvis du har tilgang til analysemodulen.

  • Denne koblingen gir verdifulle innsikter for innkjøpsteam, som hjelper dem med å ta datadrevne beslutninger og optimalisere prosessene sine.

Trinn 1 - Kom i gang med kontraktsmodulen

Første gang du kommer inn i kontraktsmodulen, møtes du med oversiktssiden for kontrakter. Denne siden gir en oversikt over alle kontraktene deres.

Opprettelse av kontrakter

For å begynne å fylle ut tabellen, må vi opprette en ny kontrakt.

  1. Klikk på Opprett ny kontrakt.

  2. Fyll inn feltene:

    a. Kontrakttittel
    b. Beskrivelse
    c. Startdato
    d. Sluttdato

  3. Klikk på Lagre.

Når du har lagt til en ny kontrakt, vil kontrakten være synlig i kontraktoversikten.

✅ Onboarding-oppgave: Opprett en eller flere kontrakter i Ignite.

Legge til en leverandør og redigere kontraktdetaljer

For å redigere kontraktene dine eller tildele dem til en bestemt leverandør, kan du klikke på en kontrakttittel for å få tilgang til kontraktdetaljsiden.

For å legge til en leverandør:

  1. Klikk på ikonet for redigering (✏️) for å redigere kontrakten.

  2. Skriv inn leverandørens navn.

  3. Klikk på Opprett ny leverandør.

  4. Lagre leverandørens navn.

✅ Onboarding-oppgave: Opprett en leverandør for en kontrakt.

Når du er ferdig med å redigere kontrakten og har lagt til leverandøren, klikker du på Lagre for å lagre endringene dine.

💡 Tips: Du kan klikke på Tilbake for å gå tilbake til kontraktoversikten.

Trinn 2 - Redigere en kontrakt

Vi har gått gjennom hvordan du kan gjøre raske endringer i kontrakten din, men det er fortsatt mer informasjon du kan legge til i en kontrakt. La oss se på noen av hovedfunksjonene.

Legg til en kontraktansvarlig

Vi kan tildele en kontrakt til en bruker i Ignite - for å tildele kontrakter til spesifikke teammedlemmer. Du kan bruke dette feltet til å bygge en kontraktsdatabase slik at alle har kontroll over kontraktene sine.

For å legge til en kontraktansvarlig:

  1. Åpne kontrakten du vil tildele en kontraktsansvarlig til.

  2. Klikk på ikonet for redigering (✏️) ved siden av Kontraktsansvarlig.

  3. Søk etter brukeren du vil tildele kontrakten til.

  4. Klikk på navnet deres for å velge dem.
    a. Merk: Du kan legge til mer enn én person som kontraktsansvarlig!

✅ Onboarding-oppgave: Legg til en kontraktsansvarlig i en kontrakt.

Legge ved filer

I Ignite kan du legge til alle relevante filer knyttet til en kontrakt i selve kontrakten. Enten det er kontrakten selv, taushetserklæringer (NDAs) eller annen informasjon du vil få tilgang til senere.

For å legge ved en fil:

  1. Åpne kontrakten du vil legge ved en fil i.

  2. Enten:
    a. Dra filen inn i boksen for filer.
    b. Klikk på boksen for filer for å velge filen fra Filutforskeren.

  3. Vedlegget ditt blir lastet opp til kontrakten.

  4. Du kan se alle vedlegg under Filer.

    Merk: Du kan laste ned eller fjerne kontrakter ved å klikke på knappene ved siden av filen.

✅ Onboarding oppgave: Legg til en fil i en kontrakt.

Legg til en kontaktperson for leverandøren

Du vil også kunne lagre eventuelle relevante kontaktpersoner for leverandøren. På denne måten vet du hvem du skal kontakte når det gjelder fornyelse eller spørsmål om kontraktene dine.

For å legge til en kontaktperson for leverandøren:

  1. Klikk på ikonet for redigering (✏️) ved siden av Kontaktperson for leverandør.

  2. Skriv inn navnet på personen du vil legge til.

  3. Klikk på + Legg til for å opprette en ny kontaktperson.

  4. Fyll ut detaljene:
    a. Fornavn
    b. Etternavn
    c. E-post
    d. Telefonnummer

  5. Klikk på Legg til for å lagre.

  6. Kontaktpersonen din blir nå lagret på kontrakten.

✅ Onboarding-oppgave: Legg til en kontaktperson for leverandøren.

Legge til notater i en kontrakt

Du kan også legge til notater i en kontrakt hvis du vil følge med på aktivitetene du har hatt for en gitt kontrakt.

For å legge til et notat:

  1. Skriv inn et notat i tekstboksen nederst til høyre.

  2. Klikk på Lagre for å lagre notatet ditt.
    ​

Merk: Bare personen som skrev notatet kan redigere eller slette notatet.

✅ Onboarding-oppgave: Legg til et notat i en kontrakt.

Legge til en varsling i en kontrakt

I Ignite kan du også opprette en varsling som gir deg beskjed via e-post når en bestemt dato er nådd. Dette kan brukes til å varsle deg lenge før en kontrakt utløper, når du bør planlegge oppfølging, og mer.

For å opprette en varsling:

  1. Klikk på +Add i Alerts.

  2. Definer datoen når du vil motta en e-postvarsel.

  3. Gi varslingen et navn, vi anbefaler å være spesifikk.

  4. Lagre varslingen.

Merk: Varslinger vil bli sendt til den kontraktsansvarlige.

✅Onboarding-oppgave: Opprett en Alert i en kontrakt.

Relaterte artikler
Kom i gang: Analytics
Kom i gang: Leverandørstyring
Svarte dette på spørsmålet?